باسمه تعالی
مقدمه:
نظارت، بازرسی و کنترل در جهت بهسازی عملکرد و دستیابی به مدیریت اثربخش انجام می گیرد. وجود یک نظام نظارتی هماهنگ و سازگار با شرایط دستگاه، همواره مورد نظر سازمانهای اثربخش و موفق بوده است. دستیابی به چنین سیستم نظارتی، نیازمند به کارگیری روش ها و شیوه‌های علمی بازرسی با استفاده از ابزار نظام مند و دارای ساختار مشخص است. در واقع بازرس را باید به عنوان محقق تلقی نمود و فرایند بازرسی را جهت دستیابی به پاسخهای قابل اطمینان به شمار آورد و بازرسی را با تکیه بر اصول علمی گزارش‌نویسی، شفاف‌سازی و دقت در تهیه گزارشها، مد نظر قرار داد. بر همین اساس در دفتر مدیریت عملکرد وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی در ابتدای سال 1393 اصل بر این قرار گرفت تا با اهتمام جدی و با کمک همکاران اقدام به تهیه و تدوین این شیوه نامه شود. همچنین در سال 1396 " سال اقتصاد مقاومتی ، تولید و اشتغال "، و ابلاغ مصوبه حقوق شهروندی در نظام اداری(مصوبه شماره 1127128 تاریخ 28/12/95 شورای عالی اداری) تلاش این دفتر در سال جاری برای بررسی نحوه انجام برنامه های اولوین دار و کلیدی و وضعیت اجرای مصوبه در واحدهای استانی معمول خواهد شد، از سویی با توجه به دستور قائم مقام محترم وزیر جناب آقای دکتر فیروز آبادی مبنی بر نظارت معاونتها بر نحوه اجرای امور واگذار شده به بخش خصوصی و وظایف تفویض شده به استانها در سال 1396 مطابق چک لیست های بازرسی به طور جدی انجام خواهد شد.
آنچه در ذیل این نوشتار می آید شیوه نامه جهت دستیابی به روشی واحد در امر بازرسی های دستگاه می باشد.بدینوسیله از زحمات آقای انصاری ( رئیس گروه نظارت ، بازرسی و سلامت اداری )، آقای سیری و کلیه همکاران گروه که در تهیه این شیوه نامه تلاش نمودند ، تقدیر می گردد.
دفتر مدیریت عملکرد
گروه نظارت ، بازرسی و سلامت اداری
اردیبهشت سال 1396
ماده(ا): تعاریف
1. نظارت: فعالیت¬های منظم و هدف‌دار براساس مأموریت قانونی دستگاه، نسبت¬ به واحدهای تحت پوشش.
آخرین تعریف بازرسی و نظارت مصوب مجلس شورای اسلامی مورخ 27/01/1393 :
نظارت و بازرسی از نظر قانون شامل: مجموعه فعالیت‌های منظم و هدف‌دار به منظور جمع‌آوری اطلاعات لازم درباره اقدامات دستگاه‌ها و تطبیق عملکرد دستگاه با تکالیف قانونی است.
2. بازرسی: بازرسی در اصطلاح حقوق عمومی به معنی نظارتی است که از سوی قدرت عمومی یا دولت بر عملکرد مأموران اداری و ادارات اعمال می‌شود، این نوع بازرسی به دلایل عقلی و شرعی ضروری است، عقل سلیمی که خالی از گرایش‌های نفسانی باشد، وجود بازرسی بر ادارات و کارمندان را تأیید می‌کند و در شرع مقدس اسلام نیز به دلایلی از جمله رعایت عدالت و جلوگیری از تکاثرطلبی عده‌ای منفعت‌طلب، در آیات و روایات به وجود چنین بازرسی تأکید شده است.
3. بازرس: فردی است که بر عملکرد مأموران اداری و واحدهای تابعه، نظارت می¬نمایند و به منظور انجام بازرسی به محل ماموریت اعزام می¬شوند.
ماده(2): انتخاب بازرس
شرایط عمومی انتخاب بازرس به شرح زیر است.
1. دارای تجربه و تخصص در واحد مشغول به کار (حداقل 3 سال سابقه) باشد.
2. حداقل مدرک تحصیلی لیسانس داشته باشد.
3. توان تجزیه و تحلیل مسائل را در حد بالایی داشته باشد
4. آشنا به قوانین و مقررات وآئین نامه¬ها و ضوابط مرتبط با بازرسی باشد.
5. معیارهای اخلاق حرفه¬ای بازرسی نظیر:شکیبایی، جدیت، سخت کوشی، مثبت گرایی، انضباط، خوش رفتاری و بی طرفی را داشته باشد.
6. رعایت رازداری و اجتناب از پیش داوری و القاء نظر در بازرسی¬ها را داشته باشد.
ماده (3):انواع بازرسی
1. بازرسی مستمر یا دوره‌ای: انجام بازرسی در قالب برنامه‌ای مدون و منظم سالانه که در این نوع بازرسی وضعیت عمومی، تخصصی ، ساختاری و تشکیلاتی، نحوه مدیریت، رفتار کارکنان و عملکرد حوزه‌های مشمول مطابق چک لیست بازرسی مورد بررسی قرار می‌گیرد.
2. بازرسی موردی (فوق‌العاده): حسب ضرورت ویا دستور مقامات ذیربط انجام می‌شود و اجرای آن معمولاً در محدوده موضوع خاص ارجاعی و در خارج از برنامه‌های زمان‌بندی شده صورت می‌گیرد.
ماده (4): اهداف بازرسی
1. فراهم آوردن موجبات تجزیه و تحلیل منطقی عملکرد گذشته وحال ادارات کل اجرایی و استانی
2. سنجش و ارزیابی عملکرد برای بدست آوردن اطمینان از اجرای دقیق برنامه¬های دستگاه
3. مقایسه عملکرد واحد مورد بازرسی از لحاظ کمی وکیفی با قوانین¬، مقررات و استاندارد¬های تعیین شده و انعکاس نتایج بررسی در قالب پیشنهادها برای به¬ کارگیری اقدام¬های اصلاحی دستگاه و پیگیری رفع نواقص اعلام شده
4. پیشگیری از وقوع نارسائی¬ها و نواقص در دستگاه و ممانعت از بروز تخلف و ارتقاء سلامت اداری .
5. آموزش و ارائه مشاوره تخصصی درحین خدمت و افزایش بهره¬وری کارکنان .
6. حفظ حقوق مردم و نظام با اطلاع رسانی دقیق و شفاف امور .
ماده(5):وظایف گروه نظارت ، بازرسی و سلامت اداری دفتر مدیریت عملکرد
1. تهیه و تنظیم برنامه¬های بازرسی مستمر¬، دوره¬ای و یا موردی از واحدهای ستادی و استانی برای سنجش میزان «مطابقت عمل و عملکرد» اقدام کنندگان با اهداف¬، برنامه¬ها¬، دستورالعمل¬ها و ضوابط و شاخص¬های مورد ارزیابی دستگاه، بازرسی از عملکرد مدیران و کارکنان و سنجش میزان رضایت مردم از واحدهای مختلف و نحوه برخورد مدیران و کارکنان با ارباب رجوع
2. تهیه گزارش¬های دوره¬ای در فواصل مشخص ، برای اطلاع وزیر و سایر مسؤلان مرتبط از عملکرد واحدهای مختلف
3. برقراری ارتباط با سازمان بازرسی کل کشور و ایفای وظیفه مندرج در ماده 12 قانون تشکیل سازمان بازرسی کل کشور، کمیسیون¬های اصول 88 و 90 مجلس شورای اسلامی و واحدهای نظر سنجی دستگاه¬ها و رسانه¬های جمعی و مطبوعات
4. تجزیه و تحلیل عملکرد واحدها، مدیریت¬ها و کارکنان بر اساس بازرسی¬های انجام شده
5. کشف مفاسد اداری از طریق بازرسی¬های آشکار و پنهان و ارائه گزارش¬های لازم به مدیران ذیربط و بالاترین مقام اجرایی دستگاه
6. آموزش و توانمندسازی مستمر بازرسان با همکاری واحد آموزش دستگاه
7. بازرسی از عملکرد مدیران وکارمندان و سنجش میزان رضایت مردم از واحدهای مختلف و نحوه برخورد مدیران وکارمندان با ارباب رجوع
8. تهیه و تدوین شاخص¬های سنجش میزان سلامت اداری دستگاه واندازه¬گیری سالیانه آن و ارائه به مراجع ذیربط
9. نظارت بر اجرای مصوبه حقوق شهروندی در نظام اداری در استانها نظارت و بررسی اجرای مفاد مواد 91 و 92 قانون مدیریت خدمات کشوری و دستورالعمل اجرایی آن
10. - نظارت و اجرای شاخص های سلامت اداری ابلاغ شده به ادارات کل استانی و سازمانهای تابعه مرتبط به قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد
11- بررسی عملکرد کمیته های سلامت اداری و صیانت از حقوق مردم (استانی و سازمانهای تابعه)
ماده(6): بازرسی از واحدهای ستادی و اجرایی
1-بازرسی واحدهای اجرای: تیم نظارت وبازرسی وزارتخانه ترکیبی از کارشناسان مجرب وحرفه ای هر یک از معاونت ها و دفتر مدیریت عملکرد تشکیل می شود. و سرپرستی گروه بر عهده کسی است که از سوی دفتر مدیریت عملکرد تعیین و انتخاب می شود و هریک از افراد گروه بر اساس برنامه پیش بینی شده انجام وظیفه می نماید، به طوری که نظارت بر عملکرد گروه¬های بازرسی با توجه به موضوع مأموریت محوله و هدایت و ارشاد آنها به عهده نماینده دفتر مدیریت عملکرد می‌باشد و هر یک از افراد گروه بازرسی اعم از ستادی یا اجرایی موظفند کلیه وظایف مرتبط با معاونت ذیربط بر اساس چک لیست بازرسی را بررسی نماید و بازرسی از نحوه انجام امور واگذار شده به بخش خصوصی و نیز وظایف تفویض شده به استانها را انجام و
گزارش خود را پس از جمع بندی به دفتر مدیریت عملکرد تسلیم نماید .
2-بازرسی واحدهای ستادی: طبق برنامه¬ریزی جدید، انجام بازرسی در حوزه‌های ستادی از طریق دفتر مدیریت عملکرد و مشارکت سایر واحدهای ذیربط با همکاری نمایندگان معاونت¬های وزارت متبوع انجام می‌شود.
ماده(7):تعداد بازرسان
با توجه به دستور قائم مقام محترم وزیر تعداد نفرات هر بازرسی، از معاونتهای توسعه مدیریت و منابع ،توسعه کارآفرینی و اشتغال،امور تعاون و دفتر مدیریت عملکرد ، یک نفر و معاونت روابط کار دو نفر می باشند
ماده(8):شناسنامه و ابلاغیه بازرسی
1. ابلاغیه بازرسی: حکمی¬است که از سوی دفتر مدیریت عملکرد برای بازرسان صادر می گردد و بازرسان موظف به اجرای مفاد آن می باشند.
2. شناسنامه بازرسی: فرم تکمیل شده که توسط دفتر مدیریت عملکرد تهیه می¬شود و شامل اسامی بازرسان، تاریخ بازرسی، برنامه زمان¬بندی، مدت بازرسی و....که قبل از انجام بازرسی در اختیار بازرسان و واحد بازرسی شونده قرار خواهد گرفت.
ماده(9):وظایف بازرسان قبل از انجام بازرسی
نکاتی که هر یک از افراد گروه بازرسی موظف است قبل از انجام مأموریت بازرسی نسبت به اجرای آنها توجه کافی داشته باشد.
1. کسب آگاهی‌های لازم نسبت به مورد بازرسی و شناخت موضوع مأموریت از وظایف مرتبط با ادارات کل زیر مجموعه معاونت
2. توجه کامل به اهدافی که از اجرای مأموریت محوله مورد نظر است و بررسی و انتخاب روش¬های مناسب دست¬یابی به این اهداف.
3. تدارک طرح بازرسی نظیر: همراه داشتن چک لیست، رجوع به سوابق موجود، مطالعه مقررات حاکم بر موضوع بازرسی، شناسائی و تعیین منابع موثق برای جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز، آشنایی با محیط مورد بازرسی و خصوصیات طبیعی، اجتماعی و فرهنگی آن، کسب اطلاعات اجمالی از وجود برنامه‌ها و طرحهای اجرایی مرتبط با موضوع مأموریت.
4. بازبینی تمامی سامانه¬های الکترونیکی واحدهای ذیربط و داشتن آمار و اطلاعات مندرج در سیستم¬های مذکور.
5. بررسی نواقص اعلام شده در گزارشات بازرسی قبلی استان
ماده(10):مدت بازرسی
1. مدت انجام بازرسی از ادارات کل اجرایی استان¬ها با توجه به گستردگی و موقعیت اداری استان بین 4 تا 6 روز اداری متغیر می¬باشد.
2. مدت انجام بازرسی از واحدهای ستادی حداکثر 5 روز اداری می باشد.
ماده(11):مراحل بازرسی
1. انجام هماهنگی¬های لازم با واحد بازرسی شونده در زمینه¬های مورد نیاز، ازسوی مسئول گروه بازرسی مانند تاریخ ورود، نحوه اسکان، امکانات و .....
2. حضور تمامی بازرسین در جلسه با مسئولین استان در شروع بازرسی
3. انجام بازرسی از واحدهای ستادی وشهرستانی (اداره کل) براساس ضرورت واهمیت هر شهرستان با هماهنگی مسئول تیم
4. برگزاری جلسه مسئول گروه با اعضای گروه برای بررسی نتایج بازرسی¬های به عمل آمده
5. ارائه گزارش اجمالی از نتایج بازرسی¬های به عمل آمده در جلسه جمع¬بندی با حضور مدیران استان
6. اخذ صورت¬جلسه جمع¬بندی و مطالب طرح¬شده مدیران استان در خصوص گزارش بازرسی، برای استفاده در گزارش نهایی استان
ماده(12):روش بازرسی
روش های جمع آوری اطلاعات توسط بازرسان:
1. مشاهده.
2. استماع اظهارات شهود و مطلعین و مشاهده مستندات مربوطه
3. مطالعه سوابق و پرونده‌های موجود و تهیه مدارک از واحد بازرسی شونده (واحدهای بازرسی شونده مکلف به همکاری، ارائه مدارک و مستندات لازم خواهند بود)
4. کسب‌نظر کارشناسی از واحدهای ذیربط.
5. سایر روش¬ها در چارچوب قوانین و مقررات.
ماده(13):فرایند تنظیم گزارش
1. تمامی بازرسان موظف¬ند پس از اتمام ماموریت، ظرف حداکثرپنج ¬روز کاری نسبت به تنظیم و ارائه گزارش به دفتر مدیریت عملکرد اقدام نمایند.
ارسال گزارش باید در قالب فایل ورد و از طریق سیستم برید به سرپرست تیم و یا به دفتر مدیریت عملکرد باشد.
2. مسئول گروه ضمن دریافت گزارش¬ها، بررسی و اصلاح آن¬ها را ، ظرف مدت پنج¬روز کاری اقدام می¬نماید.
3. نسخه نهایی گزارش، به تفکیک خلاصه و مشروح گزارش طی مدت سه¬روز کاری توسط مسئول گروه تهیه و ارائه می¬گردد.
4. مدیرکل دفتر مدیریت عملکرد، طی مدت دو روز کاری، ضمن بررسی و تایید گزارش بازرسی، آن¬را برای اخذ دستور برای بالاترین مقام وزارتخانه ارسال می¬کند.
5. تهیه خلاصه گزارش جهت استحضار مقام عالی وزارت
ماده(14):چارچوب گزارش
به منظور ارتقاء کیفیت گزارش¬های بازرسی و فراهم نمودن امکان تهیه گزارش¬های استاندارد و کارا در سطح ملی، چارچوب گزارش¬های بازرسی برای تمامی حوزه¬های تخصصی ستادی که در امر بازرسی ادواری از ادارات کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی مشارکت خواهند داشت به شرح زیر ارائه می¬گردد. شایسته است اعضای محترم گروه های بازرسی گزارش بازرسی را براساس موارد زیر و چک لیست نهایی شده در دفتر مدیریت عملکرد، طراحی وبا رعایت اصل خلاصه نویسی ، ارائه نمایند.
الف -محتوای گزارش اصلی
1- گزارش اصلی هر واحد تخصصی ستادی حداکثر در دوصفحه تنظیم گردد
2- محتوای گزارش ارائه شده بر اساس چک لیست نهایی شده دفتر مدیریت عملکرد می باشد و مواردی چون تفویض اختیارات به استانها و واگذاری های انجام شده به بخش خصوصی نیز در گزارشها لحاظ گردد
3- محتوای گزارش اصلی به شرح زیر تهیه شود:
بخش 1 ارائه اطلاعات از وضعیت جاری در حوزه تخصصی اداره کل اجرایی
بخش 2 اظهار نظر در خصوص عملکرد مدیران واحد تخصصی(مدیریت، رییس اداره ستادی و مسولان شهرستانی این بخش) و در پایان این قسمت، نظر کارشناسی با عنوان سطوح خیلی¬خوب، خوب، متوسط و ضعیف ارائه شود.
بخش 3 ارائه نقاط قوت حوزه تخصصی مربوطه که منتج از اجرای موفق ماموریت¬ها و سیاست¬ها و برنامه های اصلی و فوق¬العاده حوزه بوده¬است.(موارد مفید و کاربردی مد نظر باشد.)
بخش 4 انعکاس نقاط ضعف و پیشنهادها (در راستای کمک به رشد و تعالی دستگاه) در قالب جدول زیر.
(بدیهی¬است اگر به ازای یک نقطه ضعف پیشنهادهای متعددی وجود داشته باشد در جدول باید در مقابل آن قرار گیرند.) همچنین نقاط ضعف بازرسی¬های قبلی¬، بررسی و در صورت عدم رفع در جدول زیر با ذکر مورد مشخص گردد.
نقاط ضعف پیشنهاد یا راه کار اصلاحی مرتبط
ب - پیوست¬های گزارش:
1- اطلاعات کلی استان در حوزه تخصصی(از قبیل ساختار سازمانی ، تناسب نیروی انسانی با شرح وظایف در یک¬ صفحه)
2- مقایسه عملکرد سال 1394با برنامه پیش¬بینی ، مقایسه عملکرد 2 سال اخیر دوره مشخص سال قبل(مثلا شش ماهه اول سال جاری با شش ماهه اول سال قبل در یک¬ صفحه) ضروریست بازرسان از ارائه هرگونه مطالب(جدول و نمودار و ....) غیر ضرور در چهارچوب گزارش یرهیز نمایند.
ماده(15):ارائه پیشنهاد در گزارش
رعایت مواردی که در قسمت تنظیم پیشنهادها باید از سوی بازرسان مورد توجه قرار گیرد.
1. مستقیماً با موضوع مأموریت محوله مرتبط باشد.
2. صریح، روشن و قابل اجرا باشد و از بیان مطالب کلی، مبهم و مجمل خودداری شود.
3. شرایط، اوضاع و احوال، امکانات، توان اجرایی ومقررات حاکم بر دستگاه مورد بازرسی را مد نظر قرار دهد.
4. در امور تخصصی مستند به نظریه کارشناسی باشد.
5. پیشنهاد تشویق، تقدیر و همچنین اعمال سیاست های تنبیهی در محدوده اختیارات قانونی معاونت می باشد
6. درخواست اصلاح یا تدوین بخشنامه‌ها و دستورالعمل ها در صورت مشاهده نواقص در آنها.
ماده (16):فرایند پیگیری نتایج گزارش
1. اخذ نظر بالاترین مقام دستگاه( وزیر یا قائم مقام ایشان) و ارسال برای معاونین وزیر و مدیران کل اجرایی به منظور تهیه و اجرای برنامه عملیاتی در خصوص رفع نقاط ضعف و اجرای دستور هامش گزارش
2. رصد و ارزیابی برنامه¬های عملیاتی اجرا شده بر اساس گزارش بازرسی توسط دفتر مدیریت عملکرد و ارائه گزارش نتایج به مسئولین مربوطه
3. پیگیری نتایج گزارش توسط معاونین محترم از طریق مدیران کل ستادی واجرایی
4. تهیه و تدوین گزارش جامع از نقاط قوت، ضعف و پیشنهادها در سطح ملی به تفکیک حوزه¬های ستادی در پایان دوره بازرسی و ارسال برای مسئولین مربوطه
5. ثبت و بایگانی سوابق گزارش¬ها و اقدام¬های مربوطه به تفکیک واحدهای ستادی و اجرایی در بانک اطلاعات بازرسی.
ماده( 17):
در پایان بازرسی ها از بازرسانی که تلاش موثری در راستای اثربخشی بازرسی ها داشته و به طور دقیق مفاد این شیوه نامه را رعایت نمایند، به نحو مقتضی تقدیر بعمل خواهد آمد.
ماده(18):
این شیوه نامه مشتمل بر 18 ماده تهیه وتنظیم گردیده است
دفتر مدیریت عملکرد
گروه نظارت ،بازرسی و سلامت اداری
